Aplikasi sistem informasi untuk Notaris dan PPAT
1. Sekilas Tentang NSOFT
Aplikasi NSOFT adalah sebuah aplikasi untuk mengolah data a pelayanan yang di berikan kepada seorang klien dan status keberadaannya di kantor atau instansi yang berhubungan dengan proses layanan notaris dan ppat. NSOFT merupakan alat bantu dalam mencatat dan mentraking order sebuah jasa pelayanan Notaris sehingga memudahkan dalam pekerjaannya. Aplikasi NSOFT dapat dioperasikan oleh seorang manager, sekretaris, dan staf pendukung lainnya pada kantor NSoftris dan PPAT. Setiap pengguna (user) mempunyai hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya masing-masing.
Aplikasi NSOFT merupakan alat bantu yang praktis, menjamin faktor keamanan data klien dan bisa diandalkan dalam menyelenggarakan pelayanan adminitrasi. Antara lain dengan kemampuannya melakukan tracking dan monitoring untuk mengetahui status dokumen dan kebutuhan klien, serta tindakan apa saja yang perlu dilakukan segera untuk memastikan layanan sesuai harapan.
Aplikasi NSoft mempunyai tiga jenis produk yang di lengkapi dengan fitur dan format yang selalu dibutuhkan oleh seorang Notaris dalam membuat laporan jasa layanan NSoftriat atau jasa layanan pembentukan badan hukum oleh PPAT. Aplikasi NSOFT di lengkapi juga dengan fungsi pencatatan pembayaran klien dalam melunasi kewajibannya atas jasa layanan yang diberikan. Aplikasi NSoft juga dapat mencetak bentuk akta-akta Notaris dan blanko-blanko jeni PPAT yang hasil pencetakannya mendekati kesempurnaan.
1.1 Fungsi dan Fitur Utama
Fungsi utama dan fitur program aplikasi Nsoft ini akan kami sebutkan atau jelaskan dibawah ini dengan proses yang berurutan. Fungsi utama dan fitur tersebut asalah sebagai berikut :
1. Setting Modul.
2. Seting Entitas atau Master Data.
3. Pendataan Berkas Order.
4. Distribusi Order.
5. Setting Harga Akta
6. Pengolahan data order dan monitoring order.
7. Penyimpanan Lokasi Dokumen
1.2 Hak Akses NSOFT
Pengguna modul ini adalah :
1. Manager
Level tertinggi untuk operator yang dapat melakukan dan menggunakan semua modul proses aplikasi.
2. Keuangan
Level yang memiliki hak akses fasilitas modul keuangan.
3. Operator
Level terendah yang mempunyai hak akses menjalankan operasi sistem kecuali modul keuangan.
1.3 Spesifikasi Hardware NSOFT
Hardaware atau spesifikasi komputer dan sistem operasi untuk menjalankan Nsoft PPAT ini adalah sebagai berikut :
1. Komputer
Untuk NSoft cetak akta PPAT, Komputer Minimal P III, RAM minimal 512 Mgb, atau yang diatasnya.
Untuk NSoft Reguler dan NSoft Keuangan , komputer P IV dengan minimal RAM 512 Mgb
2. Sistem Operasi
Untuk NSoft cetak akta PPAT, minimal window XP atau semisalanya.
Untuk NSoft NSoft Reguler dan NSoft Keuangan minimal window XP, dan office 2003 atau 2007
3. Printer
Pada dasarnya semua jenis printer dapat digunakan asalkan terhubung dan terbaca oleh windows atau sistem operasi windows demikian juga linux.
1.3 Keunggulan Nsoft
Secara umum dapat kami jelaskan keunggulan dari software aplikasi NSoft adalah sebagai berikut :
1. Integrasi dengan jenis NSoft
Data yang sudah inputkan pada versi NSoft yang Reguler akan terbaca pada NSoft keuangan.
2. Terstruktur dan Realtime
Dengan data yang terintegrasi maka proses informasi data dapat terstruktur dengan baik dan sesuai dengan kondisi manualnya (Realtime)
3. Distribusi Pekerjaan dan Identifikasi Berkas Akta
Sistem ini memungkinkan untuk dapat mendistribusikan pekerjaan ke setiap staff dengan diawali dengan identifikasi berkas dokumen pembuatan akta bagi klien. Hal ini sangat penting dalam kerapihan dan pendelegasian tugas.
4. Monitoring Dokumen Akta
Software ini dapat mengetahui kapan saja tentang informasi proses pembuatan akta. Diantaranya :
– Siapa Penanggung jawabnya.
– Kapan batas waktu pembuatan akta
– Informasi tanda warning dari batas waktu pembuatan akta.
– Pembuatan informasi tambahan waktu pembuatan akta yang mudah
– Proses pembatalan pembuatan akta yang mudah.
– Proses Informasi yang akurat lokasi dokumen yang terjadi dalam pembuatan akta.
– Proses pembuatan nomer urut notaris akta dan ppat yang otomatis dan manual
– Proses pembuatan nomer akta yang otomatis dan manual.
– Pembuatan laporan-laporan bulanan notaris, ppat warmeking, legalisasi. dll
5. Memonitoring pekerjaan Staff
Terkadang setiap staff disibukkan dengan pekerjaan dan demikian juga bagi seorang notaris dan pejabat ppat. Maka software ini dapat mengecek kinerja staff serta mengetahui kendala-kendala yang ada dalam pekerjaanya.
6. Informasi keuangan yang mudah
Aplikasi ini di lengkapi juga dengan proses penerimaan keuangan standart dan dinamis sesuai dengan keuangan sebuah kantor notaris dan PPAT. Keuangan ini dilengkapi dengan fitur :
– Penerimaaan pendapatan
– Pengeluaran keuangan kantor dan pengeluaran detail dari setiap pembuatan akta klien.
– Penggajian dan proses setting kehadiran pegawai.
– Proses bonus bagi staff yang menanggung jawabi pekerjaan pembuatan akta.
– Serta laporan-laporan keuangannya. Dll
2. Penjelasan Singkat Penggunaan NSoft
2.1 Setting Modul
Sebelum melakukan lebih jauh settinglah modul untuk mengkonfigurasikan hal-hal penting yang akan di gunakan untuk pelaporan, dll. seperti di bawah ini :
Menu di dapat dari blok menu Administrator ? Setting Modul.
2.2 Setting Entitas atau Master Data
Penggunaan menu adalah akan mengolah data-data entitas awal untuk pemakaian pembuatan order dari suatu layanan klien notaris dan pejabat ppat.
Entitas ini meliputi :
1. Pendataan User selaku pengguna aplikasi.
2. Pendataan pegawai selaku staff pegawai yang akan berfungsi sebagai penanggung jawab pengerjaan order notaris atau ppat.
3. Pendataan Lokasi, lokasi ini akan berfungsi untuk tmpat lokasi yang akan berhubungan dengan pembuatan order, contohnya BPN, Deperindag, dll.
4. Pendataan klien dan asal klien, pengolahan data ini akan berfungsi untuk mendata siapa klien yang akan membuata order pembuatan akta dan asal nya dari mana, apakah perorangan atau dari perbankan.
Masuk diantara asal klien disini juga adalah nama asal klien dari perbankan.
5. Produk Hukum layanan Notaris atau PPAT. Pendataan ini adalah pendataan nama produk hukum layanan notaris atau ppat yang akan dipilih oleh para klien yang akan membuat order layanan notaris atau ppat.
Proses ini juga mencakup pembuatan masa durasi waktu pembuatan akta pada suatu layanan produk akta.
Misalnya : Layanan PT mempunyai durasi 60 hari, dll
6. Langkah 2, 3, 4 sudah terwakili hanya dengan menjalankan menu tambah data pada menu Monitoring Order Klien.
2.3 Pendataan Berkas Order
Pengolahan berkas adalah langkah awal dari proses pembuatan sebuah order notaris atau PPAT. Jadi sebelum pendistribusian atau pembuatan order notaris atau ppat di data terlebih dahulu nama dan berkas akta yang akan di buat oleh klien. Ingat nama klien, asal klien sudah di buat terlebih dahulu.
Setelah itu baru di buatkan pendistribusian order akta notaris atau ppat hasil dari pendataan berkas ini akan didistribusikan ke staff pegawai selaku penanggujawab document akta dan penentuan jenis layanan produknya apa.
2.4 Distribusi Order
Proses ini adalah proses lanjutan setelah pendataan berkas. Distribusi dimaksudkan adalah proses pembuatan akta dan distribusi order pembuatan akta ke staff pegawai yang menangungjawabi order tersebut.
Penanggungjawab ini hanyalah sebatas informasi saja terhadap dokumen yang akan di buat atau sedang dalam pengerjaan. Pada prinsipnya semua bisa dilakukan perubahan.
2.5 Setting Harga Akta
Setelah mendistribusikan order pembuatan akta notaris atau ppat. Maka langkah selanjutnya adalah mesetting harga akta tersebut. Hal ini untuk menentukan daftar tagihan pembayaran yang akan dilakukan pada proses monitoring order flow “Pembayaran”.
2.6 Pengolahan data order dan monitoring order
Monitoring Order Klien adalah proses pengolahan order atau perubahan status order klien saat melakukan bisnis proses pembuatan akta yang ada pada dirinya, layanan ini mencakup layanan notaris atau ppat. Proses inilah yang disebut traking klien seorang notaris atau ppat. Pengguna aplikasi dapat mentraking atau memonitoring pekerjaan dan mengetahui keadaan klien.
Pengguna aplikasi Nsoft ini akan dengan mudah menjalankannya, karena cara kerja dan fungsinya sudah kami setting sedemikian rupa, sehingga dengan sekali proses inputan secara otomatis akan terbawa mengikuti flow yang sudah disediakan.
Flow-flow yang ada di monitoring status order klien tersebut adalah sebagai berikut :
1. FLOW ISI ORDER KLIEN
Flow Isi Dokumen adalah proses awal pengisian sebuah formulir layanan bentuk hukum di notaris atau ppat.
2. EDIT ORDER KLIEN
Flow ini adalah proses penginputan atau pembuatan nomer akta dan tanggal dari pembuatan akta, serta perubahan informasi akta-akta tersebut.
3. AKTIFITAS AKTA
Flow ini adalah mengecek dan melihat segala bentuk informasi yang dibutuhkan dan telah di inputkan sebelumnya. Serta mengecek kelengkapan persyaratan-persyaratan yang mungkin dibuat sebelumnya pada sebuah layanan. Kemudian terakhir memilih lokasi atau tempat yang berhubungan dengan layanan tersbut. Misalnya layanan pendirian PT, atau AJB pasti akan berhubungan dengan kantor BPN.
Semua flow 1, 2 dan 3 akan tertuang pada menu “Monitoring Order Klien” secara berurutan.
4. PEMBAYARAN/KEUANGAN
Flow ini adalah proses pembayaran jika proses pembuatan order akta sudah selesai, dan dilakukan oleh bagian keuangan. Aplikasi akan menyediakan fasilitas flow ini jika hak aksesnya dari pengguna aplikasi ini adalah bagian keuangan dengan terlebih dahulu mengisikan harga akta pada masing-masing order klien.
Fasilitas flow ini dapat melakukan proses pembayarannya dengan lebih dari satu kali pembayaran, demikian juga dapat mencetak kwitansi dan laporannya.
2.7 Penyimpanan Lokasi Dokumen
Proses ini sebenarnya bisa dilakukan saat proses pendistribusian order sudah memasuki flow “ISI ORDER KLIEN” tepatnya saat “EDIT ORDER KLIEN”. Sehingga berkas hard copy dokumen bisa disimpan dan diletakan pada tempat yang sudah disediakan. Na.., fungsi dan fiur penyimpanan ini berfungsi sebagai media informasi lokasi penyimpanannya, sehingga memudahkan dalam pengarsipan dan lokasi berkas dokumennya.
3. Alur Proses Aplikasi NSoft
Keterangan :
Sebelum melakukan proses alur diatas maka terlebih dahulu dilakukan pendataan master data meliputi data lokasi akta, pegawai, user aplikasi.
Sedangkan keterangan-keterangan diatas akan dijelaskan dibawah ini :
1. Klien akan datang ke kantor notaris.
2. Operator aplikasi NSoft akan mendata :
– Mendata master klien dan asal klien.
– Mendata berkas ataupendataan Order
3. Proses ini adalah proses pendistribusian order. Pendistribusian order ini meliputi :
– Memilih penanggung jawab pembuatan akta.
– Memilih layanan yang akan di buat klien.
– Pada proses ini juga penomoran nomer urut notaris di buatkan secara otomatis.
Jika Klien tidak jadi membuat pembuatan akta, maka proses order selesai.
4. Sebaliknya jika memang klien memang jadi maka dilakukan proses pengisian informasi dari dokumen akta yang di pilih klien, kemudian diteruskan dengan pembuatan nomer akta yang secara otomatis.
5. Proses ini adalah mengecek dokumen jika memang terjadi atau berhubungan dengan lokasi-lokasi tempat pembuatan akta. Misalnya BPN, Pengadilan, Deperindag dll.
6. Proses ini adalah flow yang berulang, jika data dokumen telah selesai dari satu lokasi menuju lokasi lain sampai benar-benar proses pembuatan akta tersebut telah selesai dan tidak berhubungan lagi dengan kantor atau lokasi-lokasi pembuatan akta.
7. Proses ini adalah proses pencatatan pembayaran piutang klien yang tertuang dalam proses jurnal penerimaan.
Pada proses 4, 5, 6, dan 7 ini. Akan terjadi proses multi aktivitas antara operator biasa selain keuangan dan keuangan yang saling bersamaan. Kegiatan kerja ini meliputi :
A. Operator biasa dapat melakukan :
– Mengubah data dokumen akta,
– Mengubah data nomer urut, nomer akta, tanggal pengesahan, tanggal pengambilan akta dll.
– Menjalankan proses pembuatan akta berdasarkan tugas-tugasnya.
– Menempatkan lokasi dokumen atau pengarsipan dokumen akta.
– Mencetak laporan-laporan Notaris dan PPAT
– Memonitoring kerjaan pembuatan akta dll
B. Operator Keuangan
– Mensetting harga Layanan
– Membuat daftar piutang klien
– Membuat informasi kehadiran, bonus, penggajian.
– Membuat jurnal penerimaan, pengeluaran baik per klien atau kantor notaris atau ppat.
– Pembuatan laporan dan kwitansi pembayaran.
– Dll